تبلیغات
درب‌های پرفروش ترک و ضد سرقت و کمدهای بایگانی - تنظیم در بایگانی

تنظیم در بایگانی

سه شنبه 5 بهمن 1395 ساعت 12:02 ب.ظ | نوشته ‌شده به دست سهیل سینا | ( نظرات )
    بایگانی   
تنظیم در بایگانی     

   
تعریف تنظیم در بایگانی: نحوه چیدمان و قرار دادن پرونده ها را در قفسه بایگانی تنظیم می گویند. روش های تنظیم با توجه به عملكرد و نیاز دستگاه متفاوت است و به چند نوع مختلف تقسیم می گردد كه عمده ترین آنها عبارتند از :
  • روش الفبائی ساده و مركب
  • روش شماره گذاری متوالی سریال ) محض یا ترتیب ثبت اسامی پوشه ها و دفاتر راه نما )
  • روش جغرافیایی
  • روش عنوانی
  • روش شماره گذاری موضوعی یا مركب
  • روش شماره گذاری تاریخی
  • روش شماره گذاری محدود یا مقطع
  • روش شماره گذاری كارتن - جزوهدان
  • روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال
  • روش شماره گذاری تلفیقی
    بایگانی   
تنظیم در بایگانی     

   

روش الفبائی ساده و مركب

در این روش، پرونده ها به ترتیب حروف الفبای عنوان پرونده ها در قفسه های بایگانی چیده می شوند .این روش، بخصوص در بایگانی كاركنان (پرسنلی) كاربرد زیادی دارد ولی در بایگانی مكاتبات موضوعی نیز می توان از آن استفاده كرد .
از مهم ترین مزایای روش تنظیم الفبائی، این است كه با روش تشكیل پرونده هماهنگی دارد و راه دسترسی به آن ساده تر می باشد؛ ولی از معایب آن، این است كه با تشكیل پرونده جدید در محل بایگانی پرونده های قبلی جابجائی به وجود خواهد آمد.

روش شماره گذاری متوالی محض

در این روش، به هریك از پرونده ها به ترتیب تشكیل آنها، شماره ای اختصاص می یابد و در فهرست مخصوص پروند ه ها آورده می شود؛ آنگاه پرونده ها بر همین اساس در قفسه های بایگانی و کمد ریلی چیده می شوند. مسلماً راه دسترسی به این پرونده ها، در مرحله اول مراجعه به فهرست پرونده ها و سپس به قفسه های بایگانی می باشد. از مزایای این روش، تنظیم پرونده ها در قفسه های بایگانی بدون نگرانی از جابجائی آنها در آینده می باشد؛ ولی از معایب آن، طولانی شدن مسیر دسترسی به پرونده ها می باشد. در این روش فقط شماره ی پرونده یا شماره سند ملاك تنظیم است. كه بیشتر در بایگانی حسابداری اسناد هزینه، بانك ها، پرونده ی اشتراك آب و برق و تلفن یا در بایگانی خودروها كاربرد دارد.

روش جغرافیائی

در این روش، پرونده ها بر اساس محل جغرافیائی خود در قفسه های بایگانی چیده می شوند. كاربرد این شیوه، بیش تر در اداراتی است كه ارتباط زیادی با مراكز استان ها و شهرستان ها دارند .
در این طریق نیز، راه دسترسی به پرونده ها آسان می باشد ولی به دلیل آنكه پرونده ها با عناوین و موضوعات مشابه، به دفعات مكرر جهت استان ها و مراكز مختلف تشكیل می گردد، بر حجم بایگانی افزوده خواهد شد.

روش عنوانی پرونده ها

در این روش (كه رایج ترین شیوه تنظیم پرونده ها در دستگاهه ای دولتی است) ملاك چیدمان پرونده ها در قفسه های بایگانیفقط عنوان مكاتبه آنها خواهد بود (مانند عنوان واحد، مدیریت و وزارتخانه و ...) ؛ اگر چه راه دسترسی به این پرونده ها آسان می باشد،ولی مانند تنظیم جغرافیائی ، پروند ه ها به دفعات مكرر تشكیل می شوند و بر حجم بایگانی افزوده خواهد شد.

روش شماره گذاری موضوعی یا مركب

در این روش ، پرونده ها بر اساس موضوعات مورد مكاتبه، در قفسه های بایگانی و کمد ریلی چیده می شوند.
روش تنظیم موضوعی، از سه طریق امكان پذیر است : شماره ای ، الفبائی و تنظیم شناس های (البته به صورت تلفیقی با عناوین دیگر نیز امكان پذیر است.) تنظیم موضوعی ، الفبائی و شماره ای در بایگانی هائی با حجم كم ، به دلیل احاطه كامل بایگان به تمام پرونده ها ، كاربرد دارد ولی در بایگانی های وسیع، به دلیل حجم انبوه پروند ه ها ، فقط می توان از تنظیم موضوعی - شناسه ای استفاده كرد.
تنظیم موضوعی - شناسه ای ، مستلزم انجام مقدماتی می باشد كه عبارتند از :
تهیه فهرست موضوعی ، تعیین سر فصل ها ، تعیین موضوعات اصلی ، تعیین موضوعات فرعی و اختصاص شناسه به همه موضوعات.
با توجه به مفهوم پرونده ، به نظر می رسد تنها روش اصولی جهت تشكیل پرونده ، استفاده از موضوع باشد .
تعریف موضوع در مكاتبات اداری: موضوع ، علت وجودی مكاتبه و نشانه انجام كار است كه در قالب نامه ، درخواست یا مورد اقدام قرار می گیرد.
به عبارت دیگر موضوع ، منظور اصلی نگارنده نامه را بیان می كند.

مزایای تشكیل پرونده موضوعی

-1 كامل است ؛ برای كلیه مكاتبات قابل اجراست .
-2 انعطاف پذیر است؛ دارای قابلیت افزایش و یا كاهش عنوان ها و موضوعات می باشد.
-3 محدود كننده است؛ عنوان های موضوعی انتخابی مشابه هم نیستند و یا تداخل ندارند.
-4 دقیق است ؛ به نحوی كه هر موضوع به دقت و راحتی قابل تشخیص و شناسائی می باشد.
-5 قابلیت كاربری در سامانه ماشینی را دارا است ؛ این روش، بدون كوچك ترین تغییری قابل انتقال از شیوه دستی به ماشینی می باشد.
-6 تخصصی بودن كار بایگانی؛ اجرای این روش، مستلزم داشتن تخصص و آموزش علمی و كاربردی می باشد.
-7 از انجا كه موضوع سوابق (پرونده ها) ، عامل مهمی در ارزشیابی پرونده های جاری و نیمه جاری است ، انتقال پرونده ها از بایگانی جاری به نیمه جاری به آسانی میسر می باشد و در آزاد سازی فضای بایگانی جاری، عامل مؤثری به شمار می رود.
-8 به سهولت برای اسناد و پرونده ها می توان مدت زمان نگهداری تعیین نمود.
-9 امحای اوراق و انتقال اسناد به آرشیو ملی میسر است.
-6 روش شماره گذاری تاریخی:
اساس طبقه بندی مكاتبات در روش تاریخی، زمان ایجاد، مراجعه و یا تعقیب پرونده یا سند مورد نظر می باشد. بنابراین اسناد و پرونده هایی كه ملاك مراجعه به آن ها ، سال ، ماه ، هفته یا روز است، می گردند.
-7 روش شماره گذاری محدود یا مقطع:
یك سری از پرونده های مرتبط بدون توجه به شماره های سری قبلی شماره گذاری می شوند.
8-روش شماره گذاری كارتن - جزوه دان:
در این روش پرونده ها بر اساس شماره های كارتن ها و جزوه دان ها نامگذاری می شوند.
-9 روش شماره گذاری اعشاری یا دسیمال: 
از رقم های اعشاربرای تعئین طبقات و موقعیت های اصلی و فرعی پرونده ها استفاده می شود.
10-روش شماره گذاری تلفیقی:
تلفیقی از روش های فوق.



لینک های مرتبط: قفسه ریلی , قفسه بایگانی ,

 
نویسندگان
دیگر موارد
تعداد مطالب :
تعداد نویسندگان :
آخرین بروز رسانی :
بازدید امروز :
بازدید دیروز :
بازدید این ماه :
بازدید ماه قبل :
بازدید کل :
آخرین بازدید :